【秘書編】派遣依頼時に伝えるとよいポイント
全職種共通のヒアリング項目はこちらをご覧ください。
今回は【秘書職】に関して、特に確認させていただきたいポイントをご紹介します。
秘書といってもさまざま
秘書といっても、担当する役職者や業務範囲など依頼いただく内容によって、求められる経験やスキルも変わります。
そのため、ミスマッチを起こさないため、ヒアリングさせていただくポイントとその背景をお伝えします。
担当者に伝えるとよいポイントとその背景
秘書の派遣依頼時に、担当者に伝えるとよいポイントは以下の5点です。
- 担当する役職者
- 業務範囲
- 秘書経験の有無
- 残業の発生頻度や程度
- 必要なOAスキル
担当する役職者
派遣スタッフが秘書として担当することになるポジションについては、事前に確認させていただきたいポイントです。
とくに、チーム付きの秘書(特定のプロジェクトや研究部門などのチームの補佐)か、個人付の秘書（部長秘書、役員秘書、社長秘書）かによって、業務範囲や求められる業務レベルが異なってくるかと思います。
チーム付き秘書の場合は、より全体を見て協調して業務をおこなう必要がありますが、個人付の秘書の場合は、担当する役職者個人に合わせた対応が必要になります。
同じ秘書業務でも、向き不向きや派遣スタッフの意向がありますので、ミスマッチを防ぐためにもお伺いさせてください。
業務範囲
秘書の業務範囲は大変幅広く、営業数値や予算の管理、稟議・申請書等の承認進捗管理などの事務系から、出張先への同行、食事・車・新幹線・飛行機などの手配、お歳暮の準備、会食などで使える人気の飲食店や、取引先に気に入ってもらえる手土産などの情報収集など、派遣先企業や担当ポジションによって多岐にわたるかと思います。
派遣スタッフに任せたい業務範囲や、そのために必要な経験やスキルを整理されたうえでお伝えいただけると、より適した方をご紹介しやすくなります。
秘書経験の有無
即戦力として経験者を求めているのか、秘書経験がなくともチャレンジできるポジションであるのか、秘書経験の有無をお知らせください。
業務内容によっては、秘書経験がある方のみに拘らないほうがポジションにマッチした方を紹介できることもあります。
未経験でも可能な場合は、どのような素質を必要としているのか、担当者に一度ご相談ください。
残業の発生頻度や程度
残業の可能性がある場合は、個別契約書に定める必要があるため、その旨をお知らせください。
とくに個人付秘書の場合は、担当する方のスケジュールに左右されやすいため、残業時間に着目する応募者が多くいます。どのようなタイミングでどのくらいの残業があるかも具体的お知らせください。
たとえば、
・年末年始は会食手配のために20時間/月程度の残業が発生する
・担当する役職者がお客様先への外出や出張が多く国内外を飛び回っているので、イレギュラー対応による突発的な早出や残業が発生することがある
などというようにお伝えいただくと、派遣スタッフの不安や迷いが軽減され、エントリーを募りやすくなります。
必要なOAスキル
依頼したい業務内容に、社内文書の作成や取引先企業向けの資料作成などがある際は、必要なOAスキルもお伺いさせていただきます。営業経験があったり、事務作業が得意であったりする方もいますので、よりよいご紹介につながります。
まとめ
いかがでしたでしょうか。今回は【秘書職】に関して、リクルートスタッフィングが派遣先企業のご担当者にお聞きしたいヒアリングポイントをまとめさせていただきました。
細かな点まで情報を整理して伝えるには、手間がかかるかもしれませんが、派遣会社に上記のポイントを伝えていただくことでよりマッチした派遣スタッフをご紹介でき、安定的に就業できる可能性が高くなります。
ぜひ今後の派遣依頼時にお役立てください。
また、そのほかの職種別ヒアリングポイントはこちらをご覧ください。
