派遣スタッフ受入前に準備しておくこと｜派遣活用の6STEP④受入準備

派遣スタッフの就業開始前に受入環境を整備しておくことで、スムーズな業務開始が可能になります。逆に受入初日に準備が整っていないために派遣スタッフが不安を感じれば、安定就業の妨げにもなります。部署や担当者によっては初めての派遣受入で、どのような準備が必要なのかわからないケースもあるでしょう。派遣スタッフの就業開始日が確定したら、どのような段取りで準備をおこなえばいいのかを確認し、体制を整えてから業務初日を迎えられるようにしましょう。

職場環境とインフラの整備
引継ぎの用意
社内関係者への周知
まとめ

職場環境とインフラの整備

新しい環境での就業初日、派遣スタッフはとても緊張をしています。業務で必要な環境の設備が整っていないと、緊張が不安に変わってしまうことがあります。インフラ準備は部署が異なっても共通している項目も多いため、社内統一のルールとして整えておくのもひとつの方法です。

座席など基本的なインフラ

派遣スタッフの座席を決め、座席表・内線番号の連動をしておきます。座席表は、電話の一次対応が業務内容に含まれている場合だけでなく、部署の社員の名前を把握する際にも派遣スタッフにとって重要な資料になります。

PC・社内システムへのログインID、パスワードなど

業務でPCを使用する場合は、PC本体とともに、必要なシステムやメールアドレス、プリンタなど、各種設定の準備をしておきましょう。必要なものや設定が多いため、チェックリストやマニュアルを作成しておくと便利です。また、資料には、分からないことがあったときの相談窓口も明記しておくと、作業の滞りを防げます。

備品

業務上必要な備品や文具などをそろえておき、共有のものはどこにあるか場所を明確にしておいてください。ペンや付箋などはあらかじめ準備をしておくと、メモがスムーズに取れるため、業務開始時に効果的です。

入館証・社員証

入館証や社員証がオフィスの出入りに必要な場合は、事前に準備しておきましょう。派遣スタッフが自分で申請する必要がある場合には、IDなど申請に必要な情報を確認し、派遣会社にご連絡ください。

引継ぎの用意

前任者からの業務引継ぎがある場合は、当該業務をまとめておきましょう。なかには契約内容により、業務範囲や対応時間が前任と異なる場合もあります。

業務内容の整理

前任者が不在の場合は、業務を指揮命令者が把握したうえで派遣スタッフに依頼する内容を整理しておきます。前任者がいる場合は、いつまで引継ぎ期間が割けるかを伝え、計画的に業務を進めていくことが必要とされます。

マニュアルの作成

ルールや手順が明確な業務は、マニュアルやルールブックを用意しておきましょう。派遣スタッフが業務に迷った際に見返すことができるため、都度の質問の対応の軽減や独自の判断を防ぐことができます。状況に応じて業務設計の変更があった場合は、マニュアルの最新化も併せておこなうことを忘れないようにしてください。

契約内容の確認

派遣法や契約内容に応じて、派遣スタッフに依頼できない業務があります。今回の契約でおこなえる業務の内容を確認し、どのような業務なら依頼可能かどうかの理解をしておきます。依頼が可能かどうか迷った場合や契約内容の確認は、派遣会社までお問合せください。

社内関係者への周知

派遣スタッフが安定的に就業を継続するためには、周囲の理解が欠かせません。「職場の社員が、自分がどういう仕事をするために来ているのかを理解していなかった」「就業初日、この人はだれ？といった反応をされた」といった不安や不満は、派遣スタッフからよく聞かれる声です。派遣スタッフが業務上関わることになる人には、事前に担当業務範囲や就業日時などを知らせておきましょう。