同一部署や組織での受入れ期間に制限のある派遣スタッフの業務は、前任から後任へ定期的に引継ぎが行われます。スムーズな業務引継ぎのためには、手順に沿って計画的に進める必要があります。そこで今回は、とくに現職（前任）の派遣スタッフの終了が決定してから最終就業日までに行うことを順にご紹介いたします。記事の最後にダウンロードしてそのまま使えるチェックシートもありますので、ぜひご活用ください。

派遣スタッフ引継ぎの流れ

派遣スタッフの引継ぎは、基本的に以下のような流れで進めます。

基本的な流れ
1.現職スタッフの終了確定
2.後任手配
3.後任の受入れ準備
4.引継ぎ開始

基本的に、派遣契約の終了が確定してから約1ヵ月間は業務が継続され、その間に引継ぎを行う必要があります。最終就業日まで、双方が気持ちよく過ごせるよう、派遣契約の終了が決まったタイミングですべき事項をまとめました。

派遣契約の終了が決まったらすること

派遣契約の終了が決まったら、以下の8つのステップで進めるとよいでしょう。

STEP1 これまでの就業について一声かける

契約終了が決まったら、まずはこれまでの就業に関して一言声をかけましょう。「これまでありがとう。とても助かりました」「最後までよろしくお願いします」といった感謝の気持ちを伝えるだけで、残りの引継ぎをスムーズに進めることができます。

STEP2 有給休暇の残り、取得希望を確認する

2019年4月から、労働基準法の改正によりすべての使用者に対して 「年5日の年次有給休暇の確実な取得」が義務付けられました。契約終了が決まった派遣スタッフの有給休暇の取得漏れがないか確認しておきましょう。派遣スタッフに有給休暇を取得させる義務は派遣会社にありますが、最後にまとめて取得しなければならない状況であれば、引継ぎ業務にも支障が出てしまいます。確認のうえ、無理のない引継ぎスケジュールを組みましょう。

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STEP3 業務内容をヒアリングし、現在の業務を把握する（業務把握）

引継ぎスケジュールを立てたら、現在の業務内容を確認するためヒアリングを行います。とくに長期にわたって就業されていた派遣スタッフの場合、業務難易度が自然と上がっている可能性があります。そのまま後任の派遣スタッフに引継ぐのか、一部社員が引継ぐのか、引継ぎ相手も判断できるように確認します。また、マニュアル作成やルールブックなど、誰が見ても分かるようなツールにまとめておくとよいでしょう。

STEP4 誰に引継ぐかを決定する

業務内容を整理したら、誰に引継ぐかを決めます。業務の内容や量によっては、そのまま後任の派遣スタッフに引継ぐのではなく、一部を社員に振り分けるなどの調整を行いましょう。また、派遣スタッフへ引継ぐ場合は、サポートする社員も決めておくと不安が少なくなります。

STEP5 引継ぎスケジュールをたてる

引継ぎ先を決めたら、引継ぎスケジュールをたてます。その際、誰から誰に引継ぐのかを決めます。派遣スタッフから直接後任の派遣スタッフに引継ぎを行ってもらう際は、前任と後任の派遣期間が重なるように後任の派遣スタッフの依頼をしましょう。

STEP6 関係者への終了通知のタイミングを確認する

派遣スタッフの終了について、最終出社日や後任を社内の関係者に知らせます。そのタイミングについては、派遣スタッフと共有・調整しておきましょう。

STEP7 仕事をしていて気になっていたことや職場環境について聞いておく

最終就業日を迎える前に、仕事をしていて気になったことがあれば聞いておきましょう。就業開始時に戸惑ったことや、職場の雰囲気、イメージとのギャップ、やりやすかった点、やりにくかった点など、最後だから話しやすいことも多くあります。それらを把握しておくことで、後任の受入れ体制を整えるのに役立てましょう。

STEP8 備品の返却方法やデータ消去について確認する

最終就業時にスムーズに業務を完了できるよう、セキュリティカードや付帯していた備品の返却方法も事前に共有しておきましょう。パソコンの中身に関しても、共有すべきデータの保存場所、削除すべき情報の消去方法を確認し、共有しておきます。

まとめ

派遣スタッフの引継ぎのたびに業務整理を行ったり、次の派遣依頼の内容を整えたりすることは容易ではありませんが、この引継ぎ準備をしっかり行っておくことで、後任の業務開始、立ち上がりがスムーズに進みます。もちろん、日頃から業務のしやすさや難易度について確認したりヒアリングしたりしておくことは大切ですが、最後だから気軽に話せることもあると思いますので、最終就業日までのフォロー、マネジメントは丁寧に行うようにしましょう。

派遣契約の終了時チェックシート

派遣スタッフの引継ぎがスムーズに行われるよう、派遣先が確認しておくとよいポイントをまとめました。ぜひご活用ください。

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