【営業事務/営業アシスタント編】派遣依頼時に伝えるとよいポイント
目次
全職種共通のヒアリング項目はこちらをご覧ください。
今回は、【営業事務/営業アシスタント職】に関して、とくに確認させていただきたいポイントをご紹介します。
営業事務/営業アシスタントの仕事について
営業事務と営業アシスタントの違い
営業事務と営業アシスタント職に関して、営業部門に配置され営業活動をサポートする業務を担うという意味で違いはありません。
それぞれの業務の違いとして、リクルートスタッフィングでは以下のように定義しています。
営業事務：商品の受発注を伴う事務業務
営業アシスタント：営業部や営業個人のアシスタントとしておこなう事務業務
ただし、職種の定義は企業によってさまざまです。派遣スタッフを依頼される際には、任せたい具体的な業務内容をお知らせください。参考として、営業事務・営業アシスタントが担当する一般的な業務を以下に整理しました。
営業事務が担当する一般的な業務
| 受注業務 | 顧客からの商品の注文を電話やメール、ファックス、オンラインなどで受け、受注内容を専用システムへ入力したり台帳へ記入したりする。 |
| 発注業務 | 仕入先や工場・メーカーなどに対し、電話やメール、ファックス、専用システムを使って、製品やサービスを発注する。 |
| 在庫管理 | 工場などに商品の在庫がどれだけあるのかを、電話やメール、専用システムや台帳などを使って確認・管理する。 |
| 納期調整 | 工場や仕入先、または顧客に対して、商品の納期に関する調整や交渉業務をおこなう。 |
| 売掛金管理 | 売掛金（代金後払いで販売した商品の未入金のお金）の入金を確認し管理する。振込データと売掛金台帳を照らし合わせ、入金があれば台帳からの消し込み作業をおこなう。 |
| 書類作成・データ管理 | 売上伝票や請求書などの起票や集計、データ管理をする。 |
営業アシスタントが担当する一般的な業務
| 見積書作成 | 営業が取引先に提出する見積書を作成する。 |
| 請求書作成 | 請求書の作成。Excelを使った簡単な集計作業も含む。 |
| プレゼン用の資料作成 | 営業が取引先に提出する提案資料や報告書の作成。PowerPointやExcelなどのツールを使用し、既存資料の修正や新規作成、グラフ作成やデータ集計をおこなう。 |
| 各種書類（契約書など）の作成 | 契約書や営業ツールの作成、管理。 |
| 営業数値管理 | 営業実績や商品・サービスデータの管理、売上集計。Excelでの関数を用いた集計・分析を担うこともある。 |
| 顧客対応 | 営業担当不在時などの顧客対応。伝言を預かり担当営業と連携したり、用件や場合によっては直接接対応にあたったりする。 |
営業に伝えるとよいポイントとその背景
営業事務/営業アシスタントの派遣依頼時に、営業に伝えるとよいポイントは以下の5点です。
- サポートする営業の人数／男女比／年齢など
- 顧客への直接対応の有無
- 英語使用の有無
- 外出業務の有無
- 受発注業務の詳細
サポートする営業の人数／男女比／年齢など
特定の営業を専属でサポートするのか、何人かのチーム全体をサポートするのか、人数、性別、年齢などをお知らせください。また、サポートする側のチーム体制（ほかの派遣社員もいるのかなど）もお伝えいただくことで、派遣スタッフが業務をイメージしやすくなります。
顧客への直接対応の有無
営業の不在時対応や簡単なやりとりなど、派遣スタッフが直接顧客と対応することがあるのか、基本的にはないのか、あるとしたらどんなケースなのかをお伝えください。
「営業を通さなくてよいことなら直接対応したい」「顧客折衝は苦手」など、派遣スタッフにより志向が分かれるポイントですので、お伝えいただくことで就業後のミスマッチを防ぐことができます。
英語使用の有無
顧客や取引先が海外の場合、英語を使ったコミュニケーションが発生するかと思います。どんな場面で英語を使用するのかという情報に合わせ、読解力、ライティング力、会話力、どのようなスキルが必要かをお知らせください。
英語対応はできないという派遣スタッフもいますが、「語学力を活かせる業務をしたい」と希望している方もいます。
外出業務の有無
営業に同行して顧客のもとへ出向いたり、発注や管理作業で外出したりすることがある際は、頻度もあわせてお伝えください。
「外出はしたくない」1日社内にこもって作業をするのは苦手」など、派遣スタッフによって意向が異なります。また外出ありの際は、直行直帰の可否やジャケット着用必須など服装などについても事前にお知らせいただくことで、派遣スタッフが安心して就業できます。
受発注業務の詳細
受発注業務がある際は、1日の対応件数や、受注の受け取り方、発注の仕方（メール・システム・電話など）についてもお伝えください。また「毎日14時まで」など、受注の締めタイミングが決まっている場合はその情報もお知らせいただくと、1日の業務のイメージがしやすくなります。
発注業務に関しても、ルーティンワークなのか、都度調整が必要なのかをお知らせいただくと業務の難易度がイメージしやすくなります。
まとめ
いかがでしたでしょうか。今回は【営業事務/営業アシスタント職】に関して、リクルートスタッフィングが派遣先企業のご担当者にお聞きしたいヒアリングポイントをまとめさせていただきました。
細かな点まで情報を整理して伝えるには、手間がかかるかもしれませんが、上記のポイントを伝えていただくことでよりマッチした派遣スタッフが安定的に就業できる可能性が高くなります。
ぜひ今後の派遣依頼時にお役立てください。
また、そのほかの職種別ヒアリングポイントはこちらをご覧ください。
