これまで、パソコンで作成した文書を第三者に送信するとき、誰が作成したのかを証明するためには電子署名が使われていました。このような電子署名は個人として署名するものですが、組織として署名する方法として、2024年度中に開始が予定されているのが「eシール認定制度」です。
これまでのハンコ文化と電子署名
日本は「押印文化」と呼ばれるように、文書に印鑑を押すことで発行元を確認する方法が長く使われていました。
たとえば請求書や領収書、契約書などを紙で発行するときは、その発行元が印鑑を押すことで、正しい発行元から発行された文書であるとして扱います。
ここで、その印鑑が正しいものかをどのように判断すればいいでしょうか？
銀行での業務であれば、口座開設時の印鑑と一致するかを確認することもありますし、不動産のやり取りのような業務であれば、実印登録されている印鑑と一致するかを確認することはあります。
しかし、一般的な企業間の取引であれば、文書に押されている印鑑が正しいものかを確認している企業は多くありません。印鑑が押されていれば認めていることも多いでしょう。さらに最近では、デジタルデータとしてメールなどに添付して文書を送信することも増えてきました。この場合、メールの送信元が偽装されている可能性もあります。
このような問題に対し、「電子署名」が使われています。電子署名は公開鍵暗号の仕組みを使って、認証局で発行された証明書を使って文書に電子的な署名をつける方法です。
その文書を受け取った側は、その正当性を検証でき、正規の文書であることを確認できます。
電子署名を使うことで、発行元を証明できるだけでなく、改ざんされた場合にはそれを検出できます。印刷の必要もなくなることから業務を効率化できるでしょう。これに伴い、行政文書でも押印が廃止されつつあります。
しかし、ここで1つ問題があります。それは、電子署名が個人に紐づくことです。つまり、「署名した人」が発行したことを証明できますが、その「組織」が発行したことを証明するものではありません。
eシール認定制度の開始
社内での文書のやり取りであれば、個人の署名でも問題ありませんが、請求書や見積書、契約書のような重要な文書が個人に紐づいているのは適切とはいえません。
これらの文書は、企業間の信頼関係や法的な効力を持つため、法人としての責任を明確にする必要があります。これまで企業で使われていた「角印」や「社印」のように、法人名での印鑑が使われてきたのは、こういった背景があるからです。発行元が法人であることを証明し、取引の信頼性を高めるために、法人名の署名は不可欠だといえます。
そこで、組織が発行したことを証明するために、2024年度中に政府によって開始される見込みの制度として「eシール認定制度」があります。
この制度は、電子署名の技術を使って、データの発行元の「組織」を保証できます。具体的には、電子的な手段を用いて、文書が本当にその組織から発行されたものであるかを確認できる仕組みが整備されます。これにより、取引先との信頼関係を一層強化することが可能となります。
これまでの紙の請求書のような文書では、正規の取引先が発行した文書かどうかを受け取った側の従業員が手作業で確認していました。つまり、人間によるチェックによって正規のものかを判断していたため、確認作業には時間がかかり、ミスが発生するリスクもありました。
この認定制度では、発行元が正しいかどうかを電子的に確認（検証）できます。具体的には、文書が発行された際に、その発行元の情報が電子的に記録され、受取側はその情報を基に自動的に確認ができるようになります。
つまり、これまで紙で印刷して押印し、郵送していた手間やコストの削減だけでなく、受け取った側の確認などを自動化でき、業務の効率化や生産性の向上が期待されています。
デジタル名刺にも注目
印鑑などが押されていなくても、相手の組織を確認するために使われているものとして「名刺」があります。新しい取引先などと対面で会うとき、名刺交換で始めることが多いでしょう。これだけITが普及しても、紙の名刺をやりとりすることがマナーのようになっています。しかし、紙の名刺は容易に偽造できます。
つまり、会社名や部署名、名前などを書き換えた名刺をいくらでも作成できます。それでも、この名刺交換を持ってその会社にいる人だと認識していることは多いでしょう。
このような場合も、eシールを使うと、その名刺の発行元を証明できます。最近は「プレーリーカード」などのデジタル名刺も登場しており、スマートフォンをかざすだけでプロフィールを共有できます。
今後は企業間の請求書などのやり取りが電子化されるだけでなく、デジタル名刺も広がるかもしれません。
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いかがでしたか。このような新しいシステムが、近い将来皆さんのお仕事にも導入されるかもしれません。そのときのために、メリットや仕組みについて知っておくといいでしょう。
増井技術士事務所代表。技術士（情報工学部門）。情報処理技術者試験にも多数合格。ビジネス数学検定1級。「ビジネス」×「数学」×「IT」を組み合わせ、コンピュータを「正しく」「効率よく」使うためのスキルアップ支援や、各種ソフトウェアの開発、データ分析などを行う。著書に『Pythonではじめるアルゴリズム入門』『図解まるわかり プログラミングのしくみ』『「技術書」の読書術 達人が教える選び方・読み方・情報発信&共有のコツとテクニック』（翔泳社）、最新刊の『データ分析に強くなるSQLレシピ 小規模データの前処理・分析の書き方＆テクニック』（インプレス）がある。
※本記事に記載されている会社名、製品名はそれぞれ各社の商標および登録商標です。
※本稿に記載されている情報は2024年9月時点のものです。
