Excelとの違いに、つまずかないためには？

皆さんから寄せられたAccessの困りごとにお答えするこのコラム。今回は「Excelに慣れている人がやりがちな失敗を教えて」です。そこで、特に初心者の方が混乱しやすい「Excelのシート＊とAccessのテーブルの違い」を解説していきます。

…確かに、そっくりですよね。ぜひ日々の業務にお役立ていただけると嬉しいです。

＊正式名称は、ワークシート

「Excelシート」と「Accessテーブル」なにが違う？

Excelに慣れた人が失敗しがちなのは、Accessの「テーブル」と呼ばれるオブジェクトの扱いです。

このテーブル、おそらく、はじめて見た多くの方が抱く感想だと思うのですが、「Excelのシートにそっくり！」なんです。

行と列で構成されていて、データがずらっと並ぶ表形式で、「これなら使い慣れたExcelと同じ感覚でいけそう！」と感じた方も多いのではないでしょうか？

……でも、その第一印象は、逆に「Access、さわってみても全然わからない！」と思ってしまう原因になってしまうのです。混乱を防ぐために、押さえておきたい4つのポイントをご紹介します。

ポイント1：似ているのは見た目だけ。役割は別物

AccessのテーブルとExcelのシートは、たしかにパッと見はよく似ています。でも、その役割と使い方はまったく別物です。

一方で、Accessのテーブルはというと。

Excelと同じようにAccessを使おうとすると、「ちょっとしたことですぐエラーが出る」ように感じられて、非常に扱いづらいと思うかもしれません。

ポイント2：Excelと違って「データ管理」のプロ

どうして、Accessのテーブルはルールが多いのでしょうか？

それは、Accessは「データベース」管理ソフトであり、その能力を「データ管理」に特化させているからなんです。

たとえば、Excelで商品データを管理することを考えてみてください。

このようにExcelの場合、データを入力する際のルールがないため、誤入力や表崩れが起こりやすくなります。

もちろんルールを設定することもできますが、そのルールを解除することも、できてしまうんですよね。

自分ひとりでデータを管理するならばまだしも、複数人数が関わると、人間の個性や癖はなかなか侮れません。

項目の抜けや並びのズレ、手動によるミスが積み重なり、だんだんデータの形が崩れていって、「整然と」「長期的に」管理していくのは、非常に難しいのです。

ポイント3：Excelのようにレイアウトは整えられない

また、Excelに慣れているとついやりたくなるのは、「入力したあと、レイアウトを整えようとする」ことです。

Accessのテーブルは「データ管理」が仕事なので、装飾のないシンプルなプレーンデータだけを大量に蓄積できるつくりになっています。

だからこそ、何千、何万といったデータがあっても、入力も検索も高速に行うことができるのです。

ポイント4：Excelは「使う」。Accessは「守る」

大切なのは、ExcelとAccessではそもそもの目的が違うということです。

つまり、Excelはデータを「使う」側のツール、Accessはデータを「守る」側のツールなんですね。ツールを分けることによって、データ活用の効率がぐんと向上するんです。

慣れるまでは少しとっつきにくく感じるかもしれませんが、ルールに沿って構造的にデータを管理できるAccessの魅力がわかってくると、「なるほど、これはExcelでは無理だな」と実感できる場面が増えてくるはずです。

Accessの世界に一歩足を踏み入れたばかりの方こそ、まずは“見た目にだまされないこと”から始めてみてください。

「これはExcelとはまったく違う、データを“守る”ためのツール」「データを崩さないための見えないルールが存在するんだ」ということを意識しながら、使ってみてくださいね。

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▼ これまでの「はじめてのAccess Q＆A」
・Accessって、そもそも、なに？
・Accessの、この画面ってなんですか？
・Access使うことになったけど、Excelじゃダメ？
・Accessを使うことに。押さえておくべき用語は？
・Accessって何に使うと便利なの？