ビジネスレスキュー ビジネス文書 ビジネス文書の種類

お悩みさん

社内向け、社外向け、それぞれのビジネス文章の書き分けで悩むことがあります。相手に失礼のない文章にしようと思うあまり、長い文章になってしまったりすることも…。社内・社外それぞれの文章作成のポイントを教えてください。

私がレスキュー!│文書作成はおまかせ!

社内向けの文章は、ダラダラと長文で伝えるのではなく、要点を絞って、正確に、読みやすく書くことを心がけて。社外向けの文章の中でも、お詫び文やお礼文の作成はとくにスピード対応が求められ、かつビジネスマナーにも大事だから気を遣う仕事ね。いずれにしても基本の様式をマスターしておけば、スムーズに仕上げられるはずだよ。ここではビジネス文書作成のポイントとマナーのほか、それぞれの参考文例も紹介するよ!

Rescue01 社内文書の様式と文例

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社内文書の様式例

解説:社内文書の様式例

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社内文書の文例

通知文

事実を伝える文書です。

ポイント

通知する事柄をもらさず正確に書きましょう

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報告書

記録として残す必要がある場合、内容が複雑で口頭では間違えたりする可能性がある場合、将来仕事上の参考にする可能性がある場合などに作成します。

ポイント

  • 1. 内容は、結論から先に書き、そして経過、最後に原因や問題点を書く
  • 2. わかりやすくまとめる

わかりやすさのコツは…

  • 平易な言葉を使う
  • アンダーラインを上手に使う
  • できるだけ箇条書きにする
  • 見出しをつける
  • 削れるところがないか再点検する

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議事録

会議の内容を正確に記録しておくための文書です。

ポイント

  • 1. 議題、日時、場所、出席者(氏名、肩書き)を明確に書く
  • 2. 決定事項は箇条書きにする
  • 3. 話し合いの経過を書く

※会社により、フォーマットや記載の仕方がことなりますので、就業先に確認しましょう。

Rescue02 社外文書の様式と文例

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社外文書の様式例

解説:社外文書の様式例

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社外文書の文例

お詫び文

相手に対し謝りを述べるとともに、最終的には経済的・心理的な満足を与えるものでなければなりません。

ポイント

  • 1. 誠意を込めて丁寧に表現し、素直に謝る
  • 2. 事実を明らかにし、状況を正確に書く
  • 3. 再発を防ぐ決意・誓約と善後策を示す

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お礼文

相手の好意に対する感謝の気持ちを表し、今後の好意と支援をお願いするものです。

ポイント

  • 1. すぐに書く
  • 2. お礼内容を具体的に書く

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依頼文

何かをお願いするための文章です。丁寧な文書表現が求められます。

ポイント

  • 1. 丁寧な表現を心がける
  • 2. 依頼する事情・理由を明確に書く

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