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重複データの整理

常澤 良子(つねざわ よしこ)

お悩みさん!これ今期の顧客データなんだけど、月ごとに顧客が何人いるのか、整理してもらえるかしら?顧客は顧客コードで管理しているのだけれど、いかんせん数が多くて… イメージ:顧客データ

お悩みさん

わかりました!任せてください!
(データの件数を月ごとに数えるだけなら簡単ね)

お悩みさん

…あれ?このデータをよく見たら同じ顧客コードが何個も入っているのね。重複したデータの消し方もわからないし、どれが重複したデータなのかもわからないし…これでどう数えればいいのかしら?

僕がレスキュー! │Microsoft Officeの使い方は任せてください!

Excelの機能で、重複しているデータを消したり、どのデータが重複しているのかを簡単に整理出来ますぞ!

Rescue01 重複データの削除

[データ]タブの[データツール]グループの中に[重複の削除]というボタンがあります。 ビジネスレスキュー_ic_c02

イメージ:重複の削除ボタン

クリックすると[重複の削除] ダイアログが立ち上がるので、重複している列にチェックをつけます。
そして[OK]ボタンをクリックすると重複しているデータは一気に削除されるので顧客1件につき1つのデータが残って数えやすくなりますぞ。 ビジネスレスキュー_ic_c03

イメージ:重複している列を選択

ありがとうございます。
でも、この方法だと重複分のデータは削除されちゃいますよね。
元のデータは残しつつ、誰が重複しているかわかる方法はありませんか? ビジネスレスキュー_ic_c01

了解です。
どの顧客コードが重複しているか確認する方法はRescue02にて解説いたしますぞ! ビジネスレスキュー_ic_c02

Rescue02 重複データの確認

重複データは、COUNTIF関数を使えば確認できますぞ。
C列の「顧客コード」にそれぞれの顧客コードが何件入力されているのか数えてみて、2以上だと重複している、と判断できますね。 ビジネスレスキュー_ic_c02

うーん…今回の顧客データではどうなるのかしら? ビジネスレスキュー_ic_d01

たとえば今回、C2セルの「PX420899」がC列の顧客コードの中に何件入っているのか数えたい場合D2セルに「=COUNTIF(C:C,C2)」と入力すると… ビジネスレスキュー_ic_c03

イメージ:C列全体の中に「PX420899」は1件しかない

重複なし!

C列に「PX420899」は1件しかない、つまり重複していないことがわかりましたぞ!
他の顧客コードに関しても調べるためにこの式をコピーすると… ビジネスレスキュー_ic_c03

イメージ:C列全体の中に「PX142157」は2件ある

重複あり!

あ、「2」になっている顧客コードがある!これはつまり重複してるということですね? ビジネスレスキュー_ic_c01

その通り!
そして、以前お話した条件付き書式でD列の値が2以上ならセルの色を変える…
なんてしておくと出来る人に見えますぞ! ビジネスレスキュー_ic_c02

さすが、出磁多さん!合わせ技ですね。ありがとうございます! ビジネスレスキュー_ic_c04

常澤さん!顧客が何名いるか資料にまとめましたので確認をお願いします。あと、重複している顧客コードもありましたのでピックアップしておきました。

ビジネスレスキュー_ic_e01

ビジネスレスキュー_ic_e02

資料にまとめてくれてありがとう、お悩みさん!
重複している顧客コードもまとめてくれて助かるわ。

レスキュー完了ですぞ!

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