伝わる！仕事文のキホン「文章を書くための準備」

チャット・メール・報告書など。事実や意見を正確に伝えなければならない「仕事文」では、どのようなことを意識するといいのでしょうか。今回は、ムダなやり取りが多くなりがちなチャット文を例に、文章を書くうえで外せない準備についてご紹介します。

文章をいきなり書き始めていませんか？

どんな文章にも必ず目的があります。ところが、相手に伝わらない文章には「目的が弱い・ぼんやりとしている」という傾向があります。目的を意識していないチャットやメールの場合、何度もやり取りをすることになったり、誤解が生じたりするケースも。

考えずに送り始めてしまったAさんのチャット文に対して、「時間のムダだから、用件は一度にまとめて伝えてほしい」というBさんの本音が聞こえてきそうです。

文章を書く前に「何のために書くのか」を明確にする

チャットやメールに限らず、文章を書き始める前には、「何のために書くのか（送るのか）」という目的を明確にすることが大切です。例えば、仕事の依頼をする文章の場合、その目的（＝ゴール）は「仕事の依頼内容を伝えること」ではなく、「相手から快諾をもらうこと」です。

仕事のゴールを意識することによって、構成、表現、情報の取捨選択などを最適化しつつ、目的達成に必要な文章を書くことができます。

特にチャットの場合は、熟考せずにテキストを打ち込みがち。伝わらない文章や、気遣いに乏しいメッセージを相手に送らないためにも、「この文章を送る目的は？」「目的が○○だとすると、どう送ろう？」と、テキストを打ち込む前に考える必要があります。

考えることでそのメッセージは「伝わる仕事文」へと変化。相手との意思疎通につまずくことなく、あなたの目的を最短で達成することができるはずです。

次回は、仕事文のキホン2。だらだらと文章を長く続けがちな方におすすめする「一文一義」をご紹介します。お楽しみに。

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