チャット・メール・報告書など。事実や意見を正確に伝えなければならない「仕事文」では、どのようなことを意識するといいのでしょうか。今回は、ムダなやり取りが多くなりがちなチャット文を例に、文章を書くうえで外せない準備についてご紹介します。
チャットを送る前に
意識したいこと
文章をいきなり書き始めていませんか？
どんな文章にも必ず目的があります。ところが、相手に伝わらない文章には「目的が弱い・ぼんやりとしている」という傾向があります。目的を意識していないチャットやメールの場合、何度もやり取りをすることになったり、誤解が生じたりするケースも。
A
資料の草案をお送りします。
ご確認お願いします。
B
確認しました。
A
修正点はありますか？
B
特になかったです。
A
ありがとうございます。最後のページに分析データを追加いただけますか。
B
了解です。
考えずに送り始めてしまったAさんのチャット文に対して、「時間のムダだから、用件は一度にまとめて伝えてほしい」というBさんの本音が聞こえてきそうです。
文章を書く前に「何のために書くのか」を明確にする
チャットやメールに限らず、文章を書き始める前には、「何のために書くのか（送るのか）」という目的を明確にすることが大切です。例えば、仕事の依頼をする文章の場合、その目的（＝ゴール）は「仕事の依頼内容を伝えること」ではなく、「相手から快諾をもらうこと」です。
仕事のゴールを意識することによって、構成、表現、情報の取捨選択などを最適化しつつ、目的達成に必要な文章を書くことができます。
A
資料の草案をお送りします。
ご確認のうえ、最後のページに分析データを追加いただけると助かります。よろしくお願いします。
B
了解です。
特にチャットの場合は、熟考せずにテキストを打ち込みがち。伝わらない文章や、気遣いに乏しいメッセージを相手に送らないためにも、「この文章を送る目的は？」「目的が○○だとすると、どう送ろう？」と、テキストを打ち込む前に考える必要があります。
考えることでそのメッセージは「伝わる仕事文」へと変化。相手との意思疎通につまずくことなく、あなたの目的を最短で達成することができるはずです。
この文章を送る目的は、
何だろう？と考える習慣をつける
次回は、仕事文のキホン2。だらだらと文章を長く続けがちな方におすすめする「一文一義」をご紹介します。お楽しみに。
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