ビジネスレスキュー 事務 突然の訪問への対応

お悩みさん

突然の来客にいつも焦ってしまう私…。担当者が会議中の時など、相手を不快にさせず、上手に対応するコツを教えて!

私がレスキュー! │事務は私に任せて!

突然の来訪者に対し、臨機応変に、適切に対処するのも社会人スキル。とくに、担当者が不在でお断りする必要がある場合には、細心の注意が必要よ。対応のポイントを具体的に解説するわね。

対応のポイント

アポイントのあるなしにかからわらず、来訪者には常に失礼のない対応が求められます。対応一つで派遣先企業や上司のイメージが大きく左右されます。

  • チェック急な来訪でも長々とお待たせしない
  • チェック必ず担当者に来訪の件を伝え指示を仰ぐ
  • チェック担当者が会議などで連絡の取れない場合は、上司に指示を仰ぐ

担当者が対応できない場合は、丁重にお断りする。

対応例

せっかくおいでいただいたのですが、ただいま○○はどうしても抜けられない会議にでております。大変申し訳ございませんが、今日のところはお引取りいただけますでしょうか。伝言がございましたら、承ります。

プラスワンポイント

来客をお断りするのは後味が悪いものですが、断られた方も後味は決していいものではないはずです。来客にできるだけ悪い印象を与えずに帰ってもらうよう、細心の気配りが必要です。

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