ビジネスレスキュー 事務 英文レター作成

お悩みさん

海外の取引先に英文レターを出すことになったのですが、書き始めは?結びのフレーズは?英文レターの基本ルールを教えてください。

私がレスキュー! │事務は私に任せて!

英文レターは日本語のビジネスレターとは全く違うので、日本語の社外文章を翻訳するという発想を捨てることからスタートよ。でも、英文レターにも基本のフォーマットがあるから心配しないで。しかも、「時候の挨拶」などは必要なく、実は日本語よりもずっとシンプルなものなの。まずは英文レターの基本フォーマットを覚えましょう。

英文レター作成のポイント

  • チェック決められた形式に沿って書く
  • チェック丁寧な書き言葉を使用すること
  • チェック遠まわしな表現は避け、正確かつ具体的を心がける

英文レター作成例

(1)レターヘッド

自社の商号、住所、電話、FAX、eメールアドレスなど

(2)日付

必ず月は、単語で書く。4/1/2018 の表記は4月1日か1月4日なのか混乱する可能性があるので避ける。

(3)宛名

封筒に書く宛名と役職と一致させる。相手の名前が不明の場合は「役職」(The manager, The Vice President など)または「部署名」(Sales Dpartment, Administrative Office など)を記載する。

(4)敬辞

Dear の後に男性であればMr.Smyth、女性であればMs.Smyth のように相手の姓だけ用いる。相手の名前が不明の場合、会社宛ての場合は Dear Sir or Madam などにしてもよい。

(5)結辞

Sincerely yours や Very truly yours など文書を結ぶ言葉を挿入する。

(6)署名

結辞の下に必ず自筆で署名し、その下に自分の名前と役職をタイプする。

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