動画「らしく働くためにオンライン時代のライティングのコツを学ぼう」の公開時に、内容に関するご質問や講師に聞いてみたいことなどを募集しました。たくさんのご質問をいただき、ありがとうございます。今回はその中から3個をピックアップし、講師の高橋慈子さんに回答いただきました。動画やレポートとあわせて、ぜひご活用ください。
※新たなご質問は、現在承っておりません。

講師:高橋慈子さん
株式会社ハーティネス代表取締役。テクニカルライター。技術系出版社勤務、フリーランスのテクニカルライターを経て1988年株式会社ハーティネス設立。企業の取扱説明書、マニュアルの制作、コンサルティングに関わる。ライティング研修、企画・実施。2015年より、宣伝会議「文章力養成講座」講師。日経ビジネススクールeラーニング講座「技術者のためのライティングスキル養成講座」提供。立教大学、慶應義塾大学、大妻女子大学 非常勤講師。情報処理学会ドキュメントコミュニケーション研究会運営委員。

Q1. 仕事のやりとりのメールで、私は決まって「何卒、よろしくお願い申し上げます」という言葉で締めくくります。 時々、丁寧すぎるような気がして不安になることがあります。 この「何卒、よろしくお願い申し上げます」は多用しないほうがいいのでしょうか。

A.文章の丁寧さについては、ライティングセミナーでも質問を受けることが多いです。結論から言えば、「何卒宜しくお願い申し上げます」は、日常の仕事のやり取りでは丁寧過ぎる表現です。最上級の敬語なので、お客様に対して丁寧なお願いや謝罪するときに使います。

通常の業務ならば、「どうぞよろしくお願いいたします。」で失礼ではないでしょう。チャットツールでは、堅苦しい丁寧表現は違和感を与えてしまう場合もあります。他の人がごく普通にやり取りしている中で、いつも「承知いたしました」、「早急に対応させていただきます」といった書き方はちょっと堅苦しい感じです。「わかりました」、「〇〇時までに対応いたします」といった書き方でよいでしょう。

ただし、「承知しました」の代わりに、「了解!」と書くのは砕けすぎ。特に目上の人には、「了解しました」と失礼な表現だと考えられています。組織の文化、相手や状況に応じて、柔軟にほどよい丁寧さを見つけていきましょう。

Q2. 文章の添削をしてもらう際、近くに気軽に見てもらえる友人や同僚などがいないのですが、大学生の息子などでもよいのでしょうか。

A.文章の読みやすさのチェックならば大学生のご家族でもOKですが、ビジネス文書としての書き方や表現は、社会人にレビューしてもらいましょう。近くに気軽にレビューしてもらえる友人や同僚がいない場合、次の2つの方法を考えてみてはどうでしょうか。

1つは、職場で仕事ができるなと思う人に思い切って相談すること。文章力を向上して、仕事で貢献したいことを伝えるのです。気軽にはお願いできなくても、OKがもらえたら、得られるものも大きいことでしょう。

どのような点に気を付ければよいのか、実践的なアドバイスを受けることもできるかもしれません。積極的な姿勢は、評価につながるかもしれませんよ。忙しいなどと断られても気にせずに!別の人に声をかけてみましょう。

もう1つの方法は、オンラインでライティングの勉強仲間を見つけること。現在は趣味のSNSだけでなく、勉強会のようなオンラインコミュニティやオンラインサロンも多くなっています。外出自粛でテレワークが増えている今は、なおのこと。いくつか覗いてみて、自分に合いそうなら、コメントを書くなどして参加し、レビュー仲間を作ってはどうでしょう。

Q3. 私はヘルプデスクで働いています。チャットライティングのコツとマナーについてもご教授いただければ幸いです。

A.チャットライティングも基本は、メールと同じです。ただ、メールの画面よりも小さなチャットウインドウでは、文章を短くすることを心掛けることをおすすめします。読みやすい文章になります。

また、メールよりは話し言葉でも失礼な感じがせず、むしろ好感につながることがあります。馴れ馴れしくならないように気を付けて、相手の今の気持ちを想像して書くことをおすすめします。

共感を引き出すライティングの手法は、ネットでのサービスが増える中、注目されている分野です。ユーザーとして利用しているサービスのメッセージや説明を参考にして、文章力を磨いてくださいね。

動画:「らしく働くためにオンライン時代のライティングのコツを学ぼう」
https://www.r-staffing.co.jp/rasisa/entry/202007203595/

レポート:「オンライン時代のライティングのコツ。メールやチャットで意思疎通をスムーズに
https://www.r-staffing.co.jp/rasisa/entry/202008043835/

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