Excelの困りごとを解決するこのコラム。
今回のテーマ：VLOOKUP関数の式の仕組み
構造上、長い式になりがちなVLOOKUP関数。「入力作業をしているが、すでにある式を壊してしまいそうで不安になる…」そんな経験はありませんか？
そこで今回は、VLOOKUP関数がどんな情報を見に行き、どんな仕組みで動いているのかを、具体例を使ってわかりやすく解説します。この記事が、安心して作業に取りかかるきっかけになりますように！
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VLOOKUP関数は、どんな式でどう動いている？
商品コードを入力したら、自動で商品名と値段も表示させたい。
または
このデータ、商品コードしかないから、商品名と値段も追加したいんだけど。
といったご相談をよくいただきます。
これ、言ってみれば、「ある値に関連する値を自動で表示させたい」ということですね。
たとえば、
・社員番号を入れたら、社員名が出てくる。
・顧客IDだけ入力すれば、顧客名と住所は自動で入る。
そんなことができたら、入力作業はとてもラクになってミスも減っていいことばかりです。
そんな仕組みを作るために役に立つのが、「VLOOKUP関数」です。詳しく見ていきましょう。
VLOOKUP関数とは
たとえば、以下の図のように、「商品番号を入力したら、商品名を表示させたい」という場合。
このようなときはあらかじめ、次のような「商品番号と商品名の一覧表」を別途、用意しておく必要があります。
▼商品番号と商品名の一覧表
この状態で、E2セルに次の式を入力。
これで、「商品番号」を入力すると、商品番号に対応した「商品名」を表示することができました。
このように、VLOOKUP関数は
「あらかじめ用意した一覧表を参照することで、ある値に関連・対応した値を表示させることができる関数」
です。
VLOOKUP関数の式を、日本語に訳してみると
ではこのVLOOKUP関数を解読してみましょう。
まず「VLOOKUP」という関数名の意味ですが、先頭の「V」はVertical、つまり「垂直」を意味します。そして「LOOKUP」はここでは「検索する」という意味でとらえてください。すると、このVLOOKUPという関数名は「垂直方向に検索する」という意味になります。
そして、括弧の中には、カンマで区切られて4つの引数が入っていますね。
この引数それぞれの役割を見る前に、まずはこの関数式を日本語に訳してみましょう。この式がやっていることは、
「まず、D2セルの値をA列で検索する。見つかったら、そのセルから見て2列目にあるセルの値を参照する」
ということです。わかりやすく紐といていきましょう。4つの引数の役割を見ていきます。
4つの引数の役割とは
今回の例で使用している図を再掲します。下記の内容と照らし合わせながらご確認ください。
■第一引数
D2セルを指定していますね。この式は「商品名」を出したい式なわけですが、その商品名の【手がかり】として、商品番号が入力されているD2セルを使っています。
■第二引数
A:Bという形で、A列とB列の2列を指定しています。これは、第一引数で指定したD2セルを、この第二引数で指定した範囲の「一番左の列（つまり、ここではＡ列）にて縦に検索する」…という、いわば【検索範囲】を指定している部分です。
■第三引数
2という数字が使われていますね。この数字は何かというと、第一引数で指定した値が、第二引数で指定した範囲の一番左の列（ここではA列）で見つかった場合、そこから数えて右に「2番目」（つまりここではB列）の値を【参照せよ】という数字です。
■第四引数
ちょっと説明が乱暴ですが、VLOOKUP関数の第四引数はまずは0を入力する、と覚えてください。
続いて、VLOOKUP関数を安心して使うために押さえておきたい2つのポイントをご紹介します。
ポイント1：第二引数は「列全体参照」で
今回の例では、第二引数にてA列とB列の2列をA:Bという形、つまり「列全体」で参照しています。
こうすることによって、A列とB列の一覧表に新しい商品番号や商品名が追加されても問題なく対応できるようになります。
ですが、以下図のように、第二引数にA2:B5という形で「行数」を指定しまうと、A列B列に新しい情報が追加された際にこの式を修正しなければなりません。つまりメンテナンスの手間が増えてしまいます。
それを避けるために、VLOOKUP関数の第二引数を「列全体参照」にすることが望ましいのです。
ポイント2：「#N/A」という値が出てしまったら
VLOOKUP関数では、式の結果として「#N/A」という値が出てしまうことがたまにあります。
これは、第一引数で指定したセルの値が、第二引数で指定した範囲の一番左の列に存在しない時に出るエラー値です。
このような場合は、第二引数の「一覧表」に、新しい情報を追加するなどの対処が必要になります。
今回はここまで。次回は、ご質問を多くいただく『VLOOKUP関数のエラー対応』について、XLOOKUP関数も交えて解説します。
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