伝わる！仕事文のキホン：文章は簡潔に

今回は「メールを書くのが苦手」というお悩みの声にお応えして、伝わるメール文の基本をご紹介します。文章が長くなってしまいがち。迷いながら入力しているという方。ぜひ最後までご覧ください。

テン（読点）で文章をつなぎ続けていませんか？

「相手に全て伝えよう」「急いで伝えなければ」と気持ちが先走ると、テンで文章をつなぎ続け、一文が長くなってしまう傾向があります。一文が長くなると、文章の構造が複雑になるほか、伝える情報量が多くなり、誤読や誤解を招きやすくなります。

上記は、一文に情報を詰め込みすぎた悪文です。相手に「わかりにくいし、読みにくいなぁ」と思われても仕方ありません。

文章は「一文一義」を心がける

メール文に限らず、文章作成の基本の一つに「一文一義」というものがあります。これは、「一つの文章に一つの情報だけを書く」ということです。この書き方を心がけるだけで、ストレスなくスラスラと読み進めることができます。

▲一文を短くするだけではなく、接続詞で文章をつなぎ合わせると、さらに読みやすくなる

通常、人はマル（句点）が打たれたところで、そこまでの内容を理解します。テンで文章をつなぎ続けると、処理しなければならない情報が増えるため、相手の理解度が低下。その結果、「わかりにくいし、読みにくい」文章になってしまいます。

もちろん、全ての文章を必ず「一文一義」にしましょう、ということではありません。大切なのは、わかりやすさであり、読みやすさです。とはいえ「一文一義」が重要な文章の原則であることに変わりはありません。

書くことに没頭しすぎる方、だらだらと書いてしまいがちな方は、「一文一義」を意識してみてください。

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▼伝わる！仕事文のキホン
01：文章を書くための準備