今回は「文章を書くことが苦手。メール文も堅苦しくなってしまう」という声にお応えして、読み手を疲れさせない文章作成のコツをご紹介します。メールやチャットを使うことが多い方、ぜひ最後までご覧ください。

テーマ

文字コミュニケーションで
意識したいこと


漢字を使いすぎていませんか?

漢字ばかりのメール・チャット文は、 “堅苦しい文章”というイメージを相手に与えることがあります。それだけではなく、漢字が続く文章は、意味がわかりにくく、理解するまでに時間がかかってしまいます。

御連絡有難う御座います。
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▲「堅苦しい…」と思われてしまうようなメール文。漢字が続くと、読みにくい

昨日行った会議では―――

▲「“昨日行った”って何のことだっけ?」と、疑問に思ってしまう人も

「書き手の好み」で文章を作成してしまうと、二つの例文のように、漢字ばかりの文章になってしまうことがあります。「仕事だからきっちり書かなくてはいけない」という気持ちもわかりますが、相手を疲れさせてしまっては本末転倒です。「読みやすさ」を最優先して書きましょう。

ひらがなと漢字の理想は「7:3」

「文章を読ませる相手」や「文章の目的」などに応じて、漢字とひらがなを使い分ける必要があります。仕事でのメールやチャット文などの「読ませたい文章」の場合は、ひらがなと漢字の理想的な対比は7:3と言われています。二つの修正文をみてみましょう。

ご連絡ありがとうございます。
商品の交換ができるかどうかを判断するため、すぐに在庫を確認いたします。

▲「御連絡→ご連絡」「有難う御座います→ありがとうございます」「否かを→どうかを」「即座→すぐ」

昨日おこなった会議では―――

▲「行った→おこなった」

このように漢字を減らすだけで、やわらかい印象に。また、文章が読みやすく理解しやすいのも、ひらがなを増やした修正文のほうではないでしょうか。「書き手の好み」ではなく、「相手が読みやすいか。理解しやすいか」を基準にして、漢字とひらがなを使い分けましょう。

仕事文のキホン4

漢字ばかりの文章になっていない?と確認する習慣をつける


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▼仕事文のキホン1

▼仕事文のキホン2

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監修:山口 拓朗さん
伝える力【話す・書く】研究所所長/山口拓朗ライティングサロン主宰。出版社で編集者・記者を務めたのちライター&インタビュアーとして独立。現在は執筆や講演、研修を通じて「論理的に伝わる文章の書き方」「売れる文章&コピーの作り方」「ファンを増やす!文章術」など実践的なノウハウを提供。著書は『チャット&メールの「ムダミス」がなくなるストレスフリー文章術』(KADOKAWA)、『「うまく言葉にできない」がなくなる 言語化大全』(ダイヤモンド社)など多数。中国、台湾、韓国など海外でも20冊以上が翻訳されている。
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