総務部門は従業員の働きやすさをサポートする、円滑な企業運営には欠かせない存在です。ただし、総務部門は社内と横断的に関わるため、扱う業務は幅広く、煩雑化しやすいという課題もあります。 利益に直接関わる業務は少ないこともあり、人手不足が課題となるなかで、総務部門にリソースを割くのが難しい企業も多いでしょう。このような課題を解決する方法として注目を集めるのが、「総務アウトソーシング」です。 この記事では、総務アウトソーシングの概要やメリット、注意点のほか、委託先を選定する際のポイントなどについて解説します。

総務の業務を委託する総務アウトソーシング

総務アウトソーシングとは、総務業務の一部または全体を、外部の専門業者に委託することを指します。
総務部門の業務は直接利益につながらない業務がおもですが、スムーズな企業運営や働きやすい環境の整備のためには不可欠です。総務部門の業務範囲は多岐にわたり、近年では業務の多様化やリモートワークの普及に伴い、業務負担が増加してきました。しかし、昨今は労働人口の減少から、業界や業種を問わず人手不足が問題となっており、業務負担の解消のための人材確保も難しくなっています。

また、業務範囲が広い総務部門では、業務ごとに担当者を振り分けるケースが多く、属人化が起こりやすいといわれています。業務がブラックボックス化すると客観的な評価ができず、業務効率が改善できません。担当者の休業や退職で業務が停止してしまうリスクもあるでしょう。

限られた人員で業務を遂行していれば、日常業務に追われて業務効率や生産性の向上といった施策にはなかなか取りかかりにくいものです。そこで注目が集まるのが、総務アウトソーシングです。
総務業務のなかでも、定型化しやすい業務をアウトソーシングすることで、リソースの最適化やコア業務への集中が図れるとして、導入を検討する企業が増えています。

総務アウトソーシングの対象となる業務領域

総務部門が請け負う業務は、企業規模や業種によって業務領域が異なります。総務業務をアウトソーシングする場合は、自社で希望する委託範囲に対応してもらえるか、十分に確認する必要があります。

一般的に総務アウトソーシングでは、下記のような業務が対象となっています。

＜総務アウトソーシングのおもな対象業務＞
・受付業務
・設備の維持管理
・備品発注・管理
・社内問い合わせ対応
・メール・社内便対応
・文書管理
・防災備品管理
・情報端末管理
・社有車管理
・契約書管理
・イベントの企画運営
・株主総会の運営業務
・社宅管理
・業者対応

総務部門の対応範囲は広く、人事労務や経理、法務などに関連する業務も、総務部門が請け負っていたり、反対にほかの部門が総務業務を担当していたりすることもあります。
そのため、総務アウトソーシングの委託先企業によっては、上記のほかにもさまざまな業務が依頼できます。

総務アウトソーシングのメリット

総務アウトソーシングには、リソースの最適化やコスト削減、業務品質の向上など、企業の運営効率を向上させる多くのメリットがあります。

コア業務への集中

総務業務には、大きく「日常業務」「管理業務」「戦略業務」の3つがあります。
このうち、「日常業務」は定型化・マニュアル化されていて誰でも取り組める業務、「管理業務」は一定の知識や経験があれば判断が可能な業務です。日常業務や管理業務をアウトソーシングすることで、空いたリソースを深い知識や経験が求められる「戦略業務」、いわゆるコア業務にあてられるでしょう。

最近は、総務の視点から企業の課題解決に向けて能動的に行動する、「戦略総務」への期待が高まっています。戦略総務の実現のためにも、アウトソーシングによるリソースの最適化は大きなメリットです。

コスト削減

労働人口の減少により人材採用は難しくなり、採用コストは増加傾向にあります。さらに、採用後の従業員の育成コストや、雇用していくうえでの給与や保険料といったランニングコストも課題です。総務アウトソーシングをすることで、従業員の雇用に関わるコストが削減できます。

また、従業員を雇用することでかかる人件費は固定費ですが、アウトソーシングを利用すれば、繁忙期のみ業務を委託し、閑散期は自社で対応するといった柔軟な体制を構築できるでしょう。これにより、固定費を変動費にでき、コスト削減が可能です。

業務品質向上

総務業務を請け負う企業は、総務業務を熟知しており、ノウハウや知識が蓄積されています。総務業務は対応範囲が広く、従業員がすべての業務に精通しているとは限りません。アウトソーシングを利用することで、安定的に高品質の業務が提供される点もメリットです。

また、アウトソーシングを利用すれば、従業員の入退社などに関係なく業務を遂行してもらえることから、業務の属人化を気にせず、安定的な運用が可能になるでしょう。

総務アウトソーシングの注意点

総務アウトソーシングには多くのメリットがありますが、同時に情報漏洩のリスクや自社でのノウハウの蓄積がしにくいなど、気をつけなくてはならない点も存在します。

機密情報漏洩リスク

総務アウトソーシングの委託先が十分なセキュリティ体制を整えていても、社外に情報を出すこと自体が情報漏洩リスクとなります。
委託する際は、プライバシーマークなどを取得しているか、定期的なセキュリティ教育を実施しているかなどを確認しておきましょう。社内で、委託先が取り扱う情報の範囲やルールなどを策定することも重要です。

自社内のノウハウ蓄積機会の減少

業務を外部に委託することで、おこなわれている業務が把握できなくなり、社内にノウハウや知識が蓄積されにくいことを懸念する人も少なくありません。特に、委託した業務をいずれ内製化したい場合は、ノウハウや知識がないことを不安に思うかもしれません。

BPOの委託先企業は、定期的な進捗報告やマニュアルの共有などを業務としておこないます。ノウハウや知識は常に共有されるため、社内でまったくノウハウがないという事態にはならないでしょう。

ただし、マニュアルがあったとしても、内製化する際は時間がかかります。報告された進捗状況や共有された資料は確認しておき、内製化する際はどのように社内でノウハウを展開していくのか、検討しておくことが重要です。

総務アウトソーシングの委託先を選定するポイント

総務アウトソーシングを請け負う企業は多数あり、適切な委託先を選定するには信頼性や専門性などを確認する必要があります。委託先選定の際に押さえておきたいポイントを具体的に紹介します。

信頼性と実績

総務アウトソーシングでは、導入事例や評価などを参考にし、どの程度の成果を上げているかを見極め、信頼できる委託先を選定することがポイントとなります。特に自社と同業界・同分野での実績を確認し、委託を検討している業務と類似する事例があるか、確かめてみることをおすすめします。

専門性と対応範囲

依頼した業務に対し、専門性が高い委託先を選ぶことが重要です。過去の実績のほか、委託先社内の教育体制や、総務業務の経験が豊富なスタッフの有無などが確認事項に挙げられます。

総務業務は幅広く、初めは一部の業務だけを依頼しても、将来的に依頼範囲を広げる可能性もあります。拡張の可能性も考えて、できるだけ広い業務に対応してくれる委託先を選定することをおすすめします。また、総務アウトソーシングの目的を明確にし、単に業務を代行してもらうのか、業務効率化などのコンサルティングも必要なのかなども検討しておきましょう。

情報セキュリティ体制

総務業務には機密性の高い情報が多く含まれるため、アウトソーシングする場合は、委託先の情報管理体制が重要です。セキュリティガイドラインや監査体制のほか、プライバシーマークなどの取得有無も有効な判断材料となります。万が一、事故が起きた場合の体制や対応策についても確認しておきましょう。

初期コストやランニングコスト

総務アウトソーシングの導入には初期コストがかかり、運用していくうえでランニングコストもかかってきます。導入にあたっての社内の業務仕分けや、引き継ぎのための資料作成といった時間的コストも考えておく必要があるでしょう。

対応範囲を増やせば、当然ながらコストは増加します。自社の総務アウトソーシングの目的に合わせて、予算内で委託範囲を決め、計画的に導入することが重要です。

コミュニケーション体制

総務アウトソーシングを利用する場合は、委託先とパートナーシップを組むことで、アウトソーシングの成果を引き出しやすくなります。情報伝達や業務連携がしにくければ、業務の遅延やミスが起こるリスクもあるでしょう。
そのため、どのように連携していくのか、依頼前に確認することが重要です。信頼関係を築くためにも、委託先に円滑にコミュニケーションできる体制があるか確認しておく必要があります。定期的・継続的にコミュニケーションをとれる体制のある委託先を選ぶことで、総務業務全体の効率化が見込めます。

総務アウトソーシングの活用で企業の成長をサポート

総務アウトソーシングは、企業運営の効率化や業務品質の向上を実現する有力な選択肢です。コスト削減やコア業務への集中といったメリットがある一方で、情報管理リスクやノウハウの蓄積が困難といった注意点もあります。

これらのメリットや注意点を理解したうえで、自社のニーズに合った委託先を選定することが、アウトソーシングを成功させるためのポイントとなります。
企業戦略や規模、予算に応じて柔軟に活用することで、総務アウトソーシングは企業の成長をサポートする強力な手段となるでしょう。

業務委託（BPO）をご検討の方はこちらからお問い合わせください。
リクルートスタッフィングのアウトソーシングサービス