【貿易事務編】派遣依頼時に伝えるとよいポイント
全職種共通のヒアリング項目はこちらをご覧ください。
今回は【貿易事務職】に関して、とくに確認させていただきたいポイントをご紹介します。
貿易事務といってもさまざま
貿易事務といっても、 商材・取引国・輸送手段・決済方法などによって、さまざまな業務があり、 求められる経験やスキルも依頼いただく内容によって変わります。
そのため、可能な限りミスマッチが起こらないようにヒアリングさせていただくポイントとその背景をお伝えします。
営業に伝えるとよいポイントとその背景
貿易事務の派遣依頼時に、営業に伝えるとよいポイントは以下の3点です。
- 業務内容（商材・取引国・輸送手段・取引決済方法など）
- 英語使用（使用シーンと必要なスキルレベル）
- PC操作／使用システム、PCスキルレベルなど
業務内容
貿易事務は専門職種であるため、知識や経験の有無によって業務遂行できるか否かが決まってしまう場合があります。事前に具体的な業務内容や任せたい業務を明確にされておくことが、派遣スタッフからの応募を集める際に非常に重要になります。
取り扱う商材
原料や製品などによって単位や規模、進め方が異なると思いますので、おもに取り扱う商材についてお知らせください。
取引国
取引国によって、時差があったり決済方法や確認すべき項目が異なったりするため、事前に確認をさせていただきたいポイントです。取引国の割合も分かる場合は、あわせてお伝えいただくことで、より業務イメージがもたれやすくなります。
輸送手段
航空便(air)か船便(ship)か、輸送手段によって業務も変わるため、おもな輸送手段についても事前にお知らせください。
取引決済方法
貿易事務の業務でもっとも複雑な業務が、取引方法に応じた書類の確認や作成業務かと思います。取引国により複数の取引方法がある場合は、それぞれの取引割合についても事前にお知らせください。また信用状(L/C)取引の場合は、L/C開設まで必要なのか、チェックのみで良いのか、具体的な業務範囲までお知らせいただけると紹介がスムーズです。
英語使用（使用シーンと必要なスキルレベル）
貿易事務の業務では、海外とのやり取りが発生するため、業務内容によっては英語のスキルが必要になるかと思います。その場合は、英語の使用を求められる業務内容やスキルレベルについて事前にお伝えください。
その際、英語でメールのやり取りをする、取次電話で英語対応を求められるなど、英語での読み書きや会話が必要になる具体的な使用シーンについてお伝えください。また読み書きレベルのうち、ライティングレベルひとつをとっても、ある程度英文メールのフォーマットがある場合と、一から作成する場合によっても、必要なスキルレベルが異なります。
求めるレベルによっては、紹介できる派遣スタッフが限られてしまうため、必要なスキルレベルをお伝えいただくことでスムーズなご紹介に繋がります。
PC操作／使用システム、PCスキルレベルなど
SAPや、そのほかの専用システム、もしくはExcelなど、貿易事務の業務で使用するシステムについても事前にお伝えください。
まとめ
いかがでしたでしょうか。今回は【貿易事務職】に関して、リクルートスタッフィングが派遣先企業のご担当者にお聞きしたいヒアリングポイントをまとめさせていただきました。
細かな点まで情報を整理して伝えるには、手間がかかるかもしれませんが、派遣会社に上記のポイントを伝えていただくことでよりマッチした派遣スタッフをご紹介でき、安定的に就業できる可能性が高くなります。
ぜひ今後の派遣依頼時にお役立てください。
また、そのほかの職種別ヒアリングポイントはこちらをご覧ください。
