【一般事務・OA事務編】派遣依頼時に伝えるとよいポイント
派遣を依頼するときに、「何を伝えたらいいのか」「なぜそんなことまで伝えなければならないのか」と疑問に思われることがあるかと思います。リクルートスタッフィングでは、ミスマッチを防ぎ、より企業のニーズや職場環境に合った派遣社員をご紹介するため、派遣スタッフが着目する点を中心に細かくヒアリングをさせていただいています。＜派遣依頼時に担当者に伝えるとよいポイントシリーズ＞では、職種別に派遣依頼時に伝えていただきたい点をお伝えします。ぜひご参考にしてください。
目次
全職種共通のヒアリング項目はこちらをご覧ください。
今回は【一般事務・OA事務職】に関して、特に確認させていただきたいポイントをご紹介します。
一般事務とOA事務の違い
一般事務とOA事務はさまざまな部門での事務的役割を担う職種です。一般事務とOA事務を分けず、「一般事務」と総称する派遣会社もありますが、リクルートスタッフィングでは、それぞれ以下のように定義しています。
一般事務の業務
社内のさまざまな部門でサポートを行います。資料作成のほか、部門の電話対応、来客・郵送物対応、経費精算、会議スケジュール管理、慶弔手配など多岐にわたる業務を担うことが多いです。配属される部門により、対応業務がさまざまであることも特徴です。
OA事務の業務
おもにExcel、Access、Power Pointなどを利用し、文章や資料作成、データ照合・集計を行います。ルーティン業務としては、定期的なデータ集計や会議資料作成などがありますが、業務依頼内容に応じて自身で集計方法を検討し、Pivot集計や関数を組んで作業を行うなど、業務で求められるレベルも多岐にわたります。
事務職の派遣依頼をする際に、一般事務・OA事務両方の要素を含むこともあっても問題はありませんが、メイン業務がどちらになるかを明確にしておくと、派遣会社の人選がスムーズになります。
営業に伝えるとよいポイントとその背景
一般事務・OA事務の派遣依頼時に、営業に伝えるとよいポイントは以下の5点です。
- サポートする部門の人数／男女比／年齢など
- 電話対応や来客対応など、部門外の人や社外対応の有無
- 都度対応業務と定例業務の割合、頻度
- 求めるOAレベル
- 求めるスタンス
サポートする部門の人数／男女比／年齢など
一般事務・OA事務とも部門付きでサポートを行うポジションであることが多いため、部門の組織構成が分かると派遣スタッフが職場のイメージを持ちやすいです。また、同業務を行う社員や派遣スタッフがいるかなどもあわせて伝えるとよいでしょう。
電話対応や来客対応など、部門外や社外対応の有無
一般事務では、電話対応や来客対応など、比較的社外の人との対応を求められることが多く、OA事務では資料作成やデータ集計のみで電話対応などは行わない、というケースもあります。派遣スタッフによっては、電話対応を苦手とする人もいるため、部門外や社外の人との対応の有無に関する詳細を伝えておくとミスマッチを防ぎやすくなります。
都度対応と定例業務の割合、頻度
一般事務では、社員から都度業務依頼を受け、優先順位を自分で考えながら行う業務があります。一方で、月初に行う請求書や経費精算処理、月中に行う会議資料やスケジュール調整、月末に行う請求書発送など、定例で決まっている業務もあります。
OA事務においても、案件ごとに社員から相談を受け、データの出し方を検討し資料作成するような都度依頼業務もあれば、既にフォームが決まっているデータを月次で取りまとめる定例業務もあるでしょう。
一般事務にしてもOA事務にしても、都度依頼業務に対しては、臨機応変な対応を得意とし柔軟性のある方が向いていますが、定例業務は、納期にあわせて計画を立て、正確に仕事をこなす方が向いています。
そのため、都度対応業務・定例業務の割合、頻度を明確にすることで、派遣会社は適正な人選を行いやすくなります。
求めるOAレベル
OA事務として、「複数の関数を利用する」「Pivot集計なども行う」といっても、既に形のあるものを触るのであれば対応可能というスタイルもあれば、使いやすいように自分で作っていきたいというスタッフもいます。どのような機能・計算式を使うのかとあわせて、「未経験からでも慣れたらできる」「知識があればよい」「実務での経験が必要」などのレベル感とあわせて伝えるとよいでしょう。
求めるスタンス
一般事務・OA事務は、組織によって求められることが多岐にわたるため、仕事内容だけでは適性が推し量れないケースも多くあります。そのため、派遣スタッフに求めるスタンス（業務に対する姿勢）についても、派遣会社とすり合わせておくとよいでしょう。
＜業務スタンスの例＞
・臨機応変にテキパキ処理を進める
・自分で考えながら業務を組み立て進める
・社員のさまざまなニーズに柔軟に対応する
・ミスなく着実に正確にこなす
まとめ
いかがでしたでしょうか。今回は【一般事務・OA事務職】に関して、リクルートスタッフィングが派遣先企業のご担当者にお聞きしたいヒアリングポイントをまとめさせていただきました。
細かな点まで情報を整理して伝えるには、手間がかかるかもしれませんが、上記のポイントを伝えていただくことでよりマッチした派遣スタッフが安定的に就業できる可能性が高くなります。
ぜひ今後の派遣依頼時にお役立てください。
