大学事務のBPO導入による成功事例

変革の一歩。大学がBPO導入を決めた背景

BPOはどのように活用されていますか

BPOは、旅費精算業務に活用しています。
具体的には、出張の目的や日程、訪問先、交通費や宿泊費などの申請内容に誤りがないか、ルールに沿っているかなどを確認後、精算を行っていただいています。

BPOはどのような背景で検討されましたか

旅費精算業務は件数が多く、さらに処理にあたり細かい対応が必要なため、とても時間を要する業務です。しかし、大学職員には、旅費の処理以外にも、進めなければならない業務が多数あります。そのため、人員が不足し、時間的な余裕もない状態が継続したまま、改善できずにいた背景がありました。
さらに、処理に追われ、現状をきちんと数値化できていなかったため、改善のための客観的な視点での判断ができていませんでした。そのため、現在の業務を可視化し、判断ができる状況にする必要があると考え、その結果、BPO導入の検討へとつながりました。

リクルートスタッフィングのサービスに決めた経緯を教えてください

今回の導入にあたり、複数の企業から提案いただきました。その中から、入札形式を採用し、管財課という部署で公平かつ公正な選定を行いました。選定の際にはコスト面も考慮されましたが、同時に業務の遂行だけではなく改善に繋げる、という実現したい部分に寄り添っている提案内容かが重視されたかと思います。リクルートスタッフィングは、提案が非常に具体的で、求められている内容をきちんと実現できると判断されたと聞いております。

大学とリクルートスタッフィングの連携による効果的な業務改善

リクルートスタッフィングの支援でどのようなことを実現されたかったですか

まずは、大幅な工数の削減を考えていました。これにより、職員がより多くの時間をコア業務に注力できるような体制を構築することが目的となります。また、課題に対して効果的な解決策を考えていくことも重要と考え、実現を目指しました。

導入前に不安はありましたか

大学での旅費精算は出張の種類が多岐にわたるだけではなく、予算の種類も公費や外部資金など多様なため、ルールをどう整備していくかに不安がありました。
また、単純な処理だけではなく例外的な処理も多く発生します。そのため処理内容を明確に記録し、ルールを明文化する必要がありますが、これまで上手くできていなかった部分をどう明文化していくかにも不安を感じていました。

導入されてみて、リクルートスタッフィングのBPOはいかがでしたか

BPOを導入したことにより、体系化された対応が可能になり、問題解決に向けて徐々に改善されてきた印象です。例外となる申請の場合には、その都度、スタッフの方から質問を受け、対応や検討を行いました。これにより対応事例が増え、それをノウハウとして蓄積できました。結果、独自のマニュアルを作成していただいています。また、新しく入られたスタッフの方でもキャッチアップが早いと感じており、これはリクルートスタッフィング内でマニュアルや教育体制が整備されているからだと思っています。さらに、ミスの少なさも大きな点として挙げられます。BPOの導入前よりもミスの件数が減少しました。この点に関しては、徹底したチェック体制が構築されていることが一因だと考えています。
また、膨大な量の処理をこなしている中でも、毎月定例会を通じて、問題点や改善点を提案していただいています。定例会を通じた振り返りや提案を通じて、お互いのコミュニケーションが深まっていることは大きなメリットだと感じています。

パートナーシップの構築。大学事務業務の新たな展開

BPOサービスでの成果を教えてください

BPO導入前は旅費の申請が上がってきても、すぐに処理に取りかかれていませんでした。特に繁忙期では申請があった月内に処理を完了することが難しく、数ヶ月待たせてしまうこともありました。しかし、現在は申請があった月内に手続きが完了し、翌月には支払いがされるようになりました。処理までの時間が圧倒的に短縮されたことは大きな成果であると考えています。

BPOサービスで、実際にどのような変化がみられましたか

弊学では単純な出張にプラスして、複雑多岐にわたる教員の研究目的の出張も多くあります。そういった例外的な対応が多い中、スタッフの方には、柔軟に日々の業務改善に取り組んでいただいています。
また、私たちが学内で使用しているチャットツールを取り入れていただいたことで、スタッフの方との円滑なコミュニケーションが活発化していると感じます。ツールを使い、毎日何件ものチャットのやりとりをしていく中で、改善の提案や課題の共有などが行われるようになりました。これにより業務の課題感を共有し、解決策を提案するコミュニケーションが非常に取りやすい環境が整っていると感じています。

リクルートスタッフィングの担当者との関係について、いかがですか

パートナーのような欠かせない存在となっています。
導入当初はコロナ禍が始まったばかりの頃で、処理件数も少なかったのですが、徐々に処理件数もコロナ禍前の水準に戻ってきています。さらに、今後は、処理件数がより増えていくと予想しています。そのような中で、スタッフの方のきめ細やかな対応や丁寧な案内、期日を守るスケジュール管理や教員との円滑なコミュニケーションが評価されています。また、処理が円滑に進められていることで、教員からもお褒めの言葉をいただいています。

リクルートスタッフィングへ今後期待したいことはどのようなことでしょうか

リクルートスタッフィングには、非常に助けていただいていて、現状とても満足しています。
現在、私たち総務課ともう一つ研究推進部に関わる業務についてBPOを活用していますが、今後は部署間の連携も強め、他の業務でもより助力いただけることを期待していきたいです。特に、業務の標準化に向けてマニュアル化を進め、より整った体制を目指していきたいと考えています。大学全体のさまざまな部門においてもBPOを活用し、効率化を図りたいと考えていますので、より一層協力体制を築いていきたいと思っています。