業務は「設計」しなければ、安定して回らない
マニュアルを作るだけでは、業務は安定しません。
「誰がやっても同じ品質」「イレギュラー時も迷わない」。そこまで設計することで、運用が安定します。
こんな課題がある方は、業務設計が必要です
- 「手順」はわかったが、「判断」が任せられない
- 「何をすべきか」は決まったが、「誰が動くか」が決まっていない
- 「情報」は蓄積されているが、「活用」されていない
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Step 01
業務調査
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Step 02
業務設計・プレ運用
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Step 03
本運用
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Step 04
全体最適化
判断基準が曖昧な業務ほど、担当者ごとにやり方がバラつきがちです。本サービスでは、業界・職務に精通したプロジェクトデザイナーが、可視化された情報をもとに業務を分解・再構築。属人的だった業務を、誰が担当しても同じ品質で回せる仕組みに変えます。
隅々まで丁寧に可視化し、あるべき姿を共に形にする
アウトプットイメージ
業務一覧
階層別に業務体系を明確にし、作業レベルで業務バリエーションや個社対応等を一覧化
業務フロー
受託対象部署を含めた関連部署や外部（顧客等）との業務全体のプロセスを明確化
課題一覧
調査ヒアリングを通じて明らかになった課題を一覧化し、業務改善の基礎資料として活用
プロセス設計
実施内容
「あるべき業務フロー」を構築し、マニュアルの骨子を作成します。
得られる成果
「担当者によって品質が違う」状態から、「誰がやっても同じ結果」が出る体制に変わります。
改善提案・報告
実施内容
調査・設計の結果をもとに、効率化のシミュレーションと実行プランを提示します。
得られる成果
外部委託や現場への投資を、感覚ではなくデータに基づいて判断できるようになります。
ケーススタディ
業務体制の整理とスタッフの習熟度管理による業務精度の安定化
業界
メーカー
対象業務
マーケティング部のデータ集計業務、支払い・購買一次処理、庶務業務
導入前の課題
- 事業部ごとに事務スタッフが配置されていた
- 同じ業務でも事業部によって対応方法やフローがバラバラだった
導入後の効果
- 属人的業務をテンプレート化でき業務効率・処理スピードが改善
- その結果、周辺業務を巻き取れるようになりさらなる社員の負担軽減を実現
実行した施策
- 事業部ごとではなく業務ごとに事務チームを配置
- スタッフのスキルセットを考慮したチーム分けを実施
- スタッフの習熟度に応じた役割分担の最適化による、処理スピードの向上
経験者に依存しない運営体制の再構築で、現場負担を軽減
業界
物流業界
対象業務
輸入貿易事務、輸出貿易事務
導入前の課題
- 輸入案件が増えたが貿易事務経験者を採用できずにいた
- 子会社の派遣会社を利用していたため、業務改善の要望を出しづらかった
導入後の効果
- 社員の残業が月40時間ほど減少した
- 社員の業務過多が改善されて離職率も改善した
- 社員がコア業務へ集中できるようになった
実行した施策
- 初心者でも対応できる貿易事務業務へフローを整備し、未経験者も採用
- 貿易事務経験のあるSVを配置し、貿易事務マニュアルと用語集を作成
- 社員の方が抵抗なく業務を切り出せるよう、社員の方の評価基準に業務委託率を導入
業務設計によって、ムダな工程や非効率なフローが解消され、具体的な成果につながる。
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問合せ件数70%削減
利用企業：通信業界C社実績
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社員の残業40時間/月削減
利用企業：物流業界D社実績
