業務を止めず・落とさず・属人化させない
業務の指示から進捗管理、品質チェック、スタッフ教育まで、すべて当社がマネジメントします。
再現性・標準化・例外対応まで織り込んだ運用体制で、お客さまは安心してコア業務に集中できます。
こんな課題がある方は本運用が有効です
- 業務量が多く安定していない
- 業務が非効率になっている
- 固定人員の工数を削減したい
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Step 01
業務調査
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Step 02
業務設計・プレ運用
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Step 03
本運用
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Step 04
全体最適化
今まで見えなかった数値を可視化。客観的指標をもとに業務改善を実現
お客さまを支援するチームは、管理者であるSV(スーパーバイザー)、現場を取り仕切るTL(チームリーダー)、実務を担うスタッフで構成されており、各メンバーの役割が明確にされています。業務指示や教育・マネジメントはすべて当社が対応するため、お客さまはコア業務に集中できます。また、業務を切り出して運用するだけでなく、月次のレポーティングを通して進捗を共有していくことで、今まででは見えなかった数値も見える化し、業務を継続的に改善し続けます。
本運用フェーズにおける3つの提供価値
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Point 01
データに基づく
客観的な進捗管理処理件数・エラー率・処理時間などのKPIを設定し、日々の運用データを蓄積します。これにより、現場の状況が数字で見えるようになり、「なんとなくの不安」が解消。根拠に基づく迅速な判断が可能になります。
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Point 02
定例会を通じた
改善のサイクルの定着毎月の定例会で運用状況を報告。現場の変化や課題をキャッチし、翌月の運用に速やかに反映します。これにより、運用が形だけになるのを防ぎ、常にその時点で最適な業務プロセスを維持できます。
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Point 03
現場からのボトムアップに
よる生産性向上の提案実務を通じて見えてきた「自動化の余地」や「フローの簡素化」を、プロジェクトデザイナーと共に検討・提案します。これにより、委託するほど業務が磨かれ、コスト削減と品質向上を中長期的に実現できます。
マネジメント工数の負担、業務の属人化による生産性課題をアウトソーシングで解決
業界
外資製薬メーカー
対象業務
月次締め作業~決算補助業務
導入前の課題
- 社員がマネジメントの時間を割けず、派遣スタッフの方の定着率が悪かった
- 常に人材不足で社員がコア業務に集中できずにいた
- 属人的な仕事の進め方で、業務効率に課題があった
導入後の効果
- 業務委託内で育成や研修、マネジメントを実施する為、社員の工数が減りプロジェクトも安定
- コア業務に専念できる社員が増えた
実行した施策
- 業務ごとにマニュアルを作成。また作成の負担を減らすためテンプレートを用意し、マニュアルの質も担保
- 一つの業務に対し対応可能なメンバーを複数配置することで業務の停滞を防止
- 専門的な業務はスーパーバイザーも習得し、いつでも支援に入れるような体制に
派遣からアウトソーシングへ切り替えたことで社員がコア業務へ集中できる環境に
業界
エネルギー関連商社
対象業務
仕入れ先からの見積取得、価格交渉サポートなど
導入前の課題
- 派遣スタッフの方へのマネジメントの負担が大きかった
- 社員が多忙なため、業務改善に着手できる工数がなかった
導入後の効果
- 社員は月次報告会への参加と一部のエスカレーション対応のみ
- 社員が業務改善の計画・策定を進めることが可能に。改善施策に合わせた処理フローを確立し、滞留業務が解消、全体効率がアップ
実行した施策
- 業務工数を可視化し、チーム編成と業務采配基準を見直した
- 業務改善の指標を定め、毎月計画を見直し月次報告会にてお客さまへ進捗報告を行った
学生との窓口対応業務を切り出し、職員の負担を軽減
業界
大学
対象業務
アカウント管理業務、請求業務、PC等の備品貸出対応
導入前の課題
- システム専門の委託会社がいたがシステム関連以外の業務が増え、コア業務に集中できなくなっていた
- システム関連業務以外の受付対応などは慣れていなかったため、スムーズに運用できていなかった
- 請求業務が多く職員がコア業務に専念できていなかった
導入後の効果
- 受付業務は当社BPOが対応、システム関連業務は専門委託会社が継続し、受付・システム関連業務それぞれの質を向上
- 英語対応スタッフの導入により受付対応範囲が増えた
- 請求業務を当社で請け負うことで職員の負担が減った
実行した施策
- 他キャンパスとも連携し、受付窓口のマニュアルを作成
- 英語対応が可能なスタッフを配置し、ホームページや資料の翻訳を実施
- 職員の負担増加が課題であった請求業務を当社で請け負い
安定した運用体制と継続的な改善により、
コスト削減・業務効率化といった具体的な成果につながります。
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安定した運用体制により
判断スピードの向上とミス率の低減利用企業:製薬業界E社実績
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問合せ件数70%削減
コア業務に集中することが可能に利用企業:物流業界D社実績