コア業務に従事できる体制づくりで採用数を年間100名から150名へ

ノウハウの共有で広がるリクルートスタッフィングBPOサービス

BPOはどのように活用されていますか

公共・社会基盤事業推進部では、経験者採用における様々な業務でBPOサービスを活用しています。
主に、入社前フェーズでは応募促進のためのダイレクトリクルーティング業務や候補者サポート、経験者採用業務における各種集計分析等の補助、入社後フェーズでは内定受諾後の候補者の管理、入社までの各種サポート等が挙げられます。
業務内容は上記の通り多岐に渡るため、BPOチームの本来の役割分担ではSVやチームリーダー、メンバーでそれぞれ対応する業務範囲は少し異なりますが、皆さんが同じレベルで対応できるような業務設計で運用しています。

BPOはどのような背景で検討されましたか

弊社は2018年より経験者採用を強化しておりますが、急速な業務量の増加等から社員だけで経験者採用を推進することが難しい状況に直面しました。また、採用活動に携わる要員に入れ替わりがあっても定常業務の進行に影響を与えずに進められるよう、属人化しないチーム体制で経験者採用活動を行うべくBPOサービスの導入を決めました。

リクルートスタッフィングのBPOに決めた経緯を教えてください

もともと弊社人事本部の経験者採用業務においてリクルートスタッフィング様のBPOサービスを活用していました。
BPO導入検討の際に人事本部での活用状況をヒアリングした結果、リクルートスタッフィング様が経験者採用に関する当社の進め方や運用フローを理解していることを確認でき、導入への障壁が少ないと考えました。また、同じ会社様に依頼をすることで組織間のノウハウ共有も期待できたため導入を決めました。
実際に公共・社会基盤分野への導入後、NTTデータ内の他組織でもリクルートスタッフィング様を活用したBPOサービスの活用が進み、ノウハウ共有も進んでいます。

丁寧な業務設計と情報連携が魅力

リクルートスタッフィングの支援でどのようなことを実現されたかったですか

従来派遣スタッフと社員により属人的に行っていた業務を標準化することを目指していました。定常業務についてはBPOスタッフに任せることで社員が本来取り組むべきコア業務に専念できる体制を構築することを主眼に置き、BPOチームが自走できる形での業務設計を行いました。

導入前に不安はありましたか

業務設計について、想定する水準に対しSVからBPOチームにどのように業務を落とし込み、再現性の高い業務を遂行できるのか不安がありました。しかし、業務設計とチームへのレクチャーを丁寧に実施していただくことで実運用に入っても業務上大きな問題は発生せず、安心して業務を任せることができています。それに加えてSVの方々は弊社の制度や運用ルール、その背景を理解するよう積極的に取り組まれています。そのため、委託業務を淡々と遂行していくのではなく、社員がお伝えした運用の経緯や背景をもとに高い作業レベルで業務遂行できている点も安心につながるポイントと感じています。

導入されてみて、リクルートスタッフィングのBPOはいかがでしたか

リクルートスタッフィング様がお持ちの豊富なBPOの知見を活かして社員とは異なる視点で効率的な業務遂行に向けた運用改善案を検討され、積極的に提案をしていただけている点にはとても感謝しています。
さらに、NTTデータには公共・社会基盤分野、金融分野、法人分野、TC&S分野など複数の組織があり、各分野を横断した情報連携を行っています。その中で、BPOサービスを導入している人事本部や他分野のSV同士で密な連携がありそれぞれのプロジェクトの好事例を共有し合う環境が整っているため、業務の効率化や品質向上に大きく貢献しています。

安心してコア業務に専念できる環境により、新たな取り組みの促進も

BPOサービスでの成果を教えてください

採用チームの社員数を増員することなく、導入前は100名前後だった採用人数を2023年度は158名に増加させることができました。これは、BPOチームの方々に定常的な作業や手続きをお任せし、安定的な運用を実現できたからこそ得られた結果であると考えています。我々社員がコア業務に集中できる環境を作ることができたことはもちろん、現場から上がってくる多数の採用案件をよどみなく、事故無く処理をいただけたことが大きな要因です。お任せした定常業務を精度高く遂行していただいているので、社員は安心して採用活動に取り組むことができました。

BPOサービスで、実際にどのような変化がみられましたか

前述の通り、社員がコア業務に集中できる環境ができたことが変化の一つです。経験者採用市場での競争が激化している中で、社員は応募者の確保や募集元組織のサポートなど、市況動向を把握しながらオーナーシップを持って採用活動を推進する必要があります。ここに注力できるようになった点が大きな変化です。おかげさまで2023年は入社者数が飛躍的に増えましたが、BPOチームを増員いただくことで定常業務は安定的運用を維持できました。新たに採用広報などの施策を予定しておりましたが、社員が施策に集中できたことで計画通り施策を進めて行くことができました。振り返ってみると、導入当初に目指していた属人化の排除が実現できたと実感した1年でした。また、少ない社員数で採用活動を進める中で、社員の意識に変化も見られました。社員が新しい施策に挑戦し、それを定常業務化してBPOチームに委託していくサイクルがうまく機能するようになってきていると感じています。

リクルートスタッフィングの担当者との関係について、いかがですか

BPOチームの皆様には、心から感謝しています。
丁寧なコミュニケーションと、インシデントの発生を防ぐ業務設計、業務遂行を常に意識してくださっています。業務の品質の担保についても設計段階から行ってくださっているため、お任せした業務についてはBPOチームで自走いただき、安心してお任せできると感じています。
また、外部視点で業務を円滑に運用するための改善提案を常にいただけています。ただ委託した業務を遂行するだけでなく、業務をいかに円滑に効率的に運用するかを意識し、BPOチーム内で自発的に改善を行っていただいており、助かっております。

リクルートスタッフィングへ今後期待したいことはどのようなことでしょうか

経験者採用の活動は今後も拡大し、採用効率や精度の向上が更に求められるようになります。その中で、BPOチームの人数を増やす計画も想定されます。増員いただいても同じ質を担保できる環境作りを支援していただきたいです。また、現在は採用という括りの中で業務領域を広げていただいていますが、他の業務領域でも委託できることが増えてくると思います。今後は領域の拡大も含め、引き続き協力していただきたいと期待しています。