デジタル化支援で目指す、ワンストップ窓口の実現

思いを受け止める柔軟な対応が決め手

“書かないワンストップ窓口”に取り組まれることになったきっかけ

玉城町では、令和3年3月に「たまきデジタル戦略推進計画」を策定しました。その中で行政手続きのオンライン化に取り組み始めました。
目標は、町民の利便性向上の実現です。近年、全国的にDX化の流れもある中、町民に直結するサービスの一つとして動き出しました。同時に、コロナの流行もあり、非接触の対応が求められたことも後押しになりました。

リクルートスタッフィングのデジタル化支援を導入した経緯

昨年度まで、内閣府の地方創生推進交付金を活用し、就労と社会進出を支援する事業を行っていました。この取り組みでは、株式会社リクルートの支援を受けていました。その縁から、株式会社リクルートに今回のデジタル戦略推進計画についても相談する機会があり、グループ会社であるリクルートスタッフィングを紹介いただきました。そこで、リクルートスタッフィングがデジタル支援を行っていることを初めて知りました。
リクルートスタッフィングは、私たち職員が実現したい事、現在抱えている課題で、うまく言葉にできていないところも理解し、迅速に提案くださいました。私たちの思いを受け止めて、柔軟な対応をいただけると実感できたところが、決め手に繋がっています。
また、デジタル人材の育成を視野に入れていたことも決め手でした。リクルートスタッフィングのBPOの実績を伺い、デジタル人材の育成や業務効率化の面でも進展するきっかけになればと考え、導入しました。

寄り添う支援で達成した交付金申請

リクルートスタッフィングの支援でどのようなことを実現されたかったですか

私たちは、リクルートスタッフィングの支援を通じ、行政手続きのオンライン化に取り組むことで、窓口業務のデジタル化の実現、業務効率化を実現したいと考えています。
現在はデジタル庁のデジタル田園都市国家構想交付金を活用するために、今年度の交付を受けることを目指している段階です。すでにリクルートスタッフィングには、申請書類の作成で支援していただいており、今後も交付金を活用するための継続的な支援で、デジタル化や業務効率化を実現していきたいです。

取り組み前に不安はありましたか

町内各課で、不安がありました。例えば、企画・総務担当の課では、デジタル化は外部企業と連携して推進するため、企画・総務担当の課のアイデアや企画が活かせるかどうか不安でした。窓口担当の課ではデジタル化に向けて、リクルートスタッフィングと円滑に連携できるか心配もありました。また、各課が連携して進めているからこそ、どのように進めていけばよいのかという懸念がありました。
実際には、そういった不安はコミュニケーションの場を設けることで解消していきました。私たちはデジタル化に向けて各課の担当者が参加する会議を実施しています。リクルートスタッフィングには、その会議に同席いただき、わかりやすく説明していただきました。導入の必要性も伝わり、各担当者の不安解消にもつながったと感じています。

導入されてみて、リクルートスタッフィングのサービスはいかがでしたか

リクルートスタッフィングには、前述の会議への同席など、幅広い支援をしていただいています。
当初、書かない窓口を実現するために、どこから進めるべきか模索している段階でした。リクルートスタッフィングには、進め方から提案いただき、終着点が具体的にイメージできるようになりました。また、他にも窓口のソリューションに向けて、ベンダーの情報収集やリスト化の対応もしていただきました。外部の事業者を選定する際は、私たちの要望をくみ取り、デモンストレーションの機会を設定してくれました。
リクルートスタッフィングの知見を活かした柔軟で迅速な支援で、書かない窓口の導入に向けて円滑に進んでいると実感しています。私たちの課題に寄り添っていただき、感謝しています。

デジタル化実現に向けて今後も支援に期待

サービスを受けてどのような成果が見られましたか

まずは、交付金の申請段階に到達できたことが、大きな成果だと感じています。申請では、リクルートスタッフィングにスケジュール策定から交付金申請の書類作成まで支援していただきました。申請内容については、ベースを作っていただき、私たちの業務負担が軽減されただけではなく、より良い申請ができたと感じています。
申請が承認された後は、実務を進める段階へと移行していきます。引き続き町民サービスの向上、業務の効率化を目指し、BPO導入も含め、よりよい変化を目指していきたいと考えています。

リクルートスタッフィングの担当者との関係について、いかがですか

リクルートスタッフィングは、私たちの様々な要求や要望をいつも丁寧に汲み取ってくれています。また、レスポンスが早く、迅速に対応いただけるというところが、とても印象的です。
それだけではなく、今後私たちの課題となりそうなことも含めて、寄り添い支援してくれています。とてもありがたい存在です。

リクルートスタッフィングへ今後期待したいことはどのようなことでしょうか

私たちは令和6年度から本格的に行政手続きのオンライン化に向けて、“書かない窓口”を始めます。そこから、“行かないオンライン申請”、ワンストップ窓口の導入を目標に掲げ、複数年にわたって計画を進めていきます。この取り組みにより、町民の方々にとってより良い、円滑な手続きを目指します。また、職員側も業務効率化に向けて前進できることを目標とし、さらに、導入後の運用にも注力し、組織全体の業務効率化を図っていく予定です。
リクルートスタッフィングには、取り組みの実現に向けた支援をいただきたいです。同時に、業務効率化という観点で新たな提案を期待しています。